Fiches pratiques :

Cliquez sur la fiche pratique de votre choix !

Le contrat d’apprentissage :

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un contrat de travail en alternance, qui mélange enseignement théorique dans un organisme de formation et mise en pratique au sein d’une entreprise ou association, conclu entre un employeur et un salarié.

Quels diplômes ?

Il permet à l’apprenti d’obtenir un diplôme comme le CAP, le BAC, le BTS ou le Master.

Pour qui ?

Il s’adresse à des jeunes de 16 à 29 ans révolus. Au-delà de 29 ans révolus, sous conditions :

– Travailleurs handicapés
– Personnes ayant un projet de création ou de reprise d’entreprise
– Sportifs de haut niveau
– Apprentis qui étaient déjà en contrat d’apprentissage et souhaitant continuer pour obtenir un titre ou un diplôme supérieur à celui obtenu

Les avantages :

⭢ Réduction des cotisations sociales
⭢ Les apprentis ne comptent pas dans le nombre de salariés de l’association
⭢ La formation en CFA est gratuite
⭢ Les aides de l’AGEFIPH si l’apprenti est en situation de handicap
⭢ Une aide unique à l’embauche pour les associations de moins de 250 salariés, sous conditions
⭢ Une aide exceptionnelle pour les contrats signés entre le 01/07/2020 et jusqu’au 28/02/2021

Le contrat de travail peut être :

⭢ Un contrat à durée déterminée (CDD) de 1 à 3 ans. Il peut être prolongé jusqu’à 4 ans si l’apprenti est reconnu travailleur handicapé
⭢ Un contrat à durée indéterminée (CDI) qui débute par une période d’apprentissage

La formation :

La durée en centre de formation des apprentis (CFA) doit être au moins égale à 25 % de la durée totale du contrat. L’apprenti est en entreprise le reste du temps. Pendant toute la durée du contrat d’apprentissage, un maître d’apprentissage accompagne l’apprenti pour le former, l’informer et le soutenir.

Le salaire :

De 27 % à 100 % du SMIC (ou du salaire minimum conventionnel correspondant à l’emploi occupé s’il est plus favorable) selon l’âge et l’année d’apprentissage.
Plus d’infos sur https://www.alternance.emploi.gouv.fr/portail_alternance/

Les aides :

1) L’aide exceptionnelle à l’embauche d’un apprenti

● Pour les contrats signés entre le 01 er juillet 2020 et le 28 février 2021.

⭢ 5000 € pour un apprenti mineur
⭢ 8000 € pour un apprenti majeur

Du CAP au master (BAC +5), versée pour toutes les associations et sans conditions. Le coût d’un apprenti sera donc quasi-nul la première année pour un apprenti de moins de 21 ans et d’environ 175 € /mois pour un apprenti de 21 à 25 ans.

● Pour les jeunes entrant en formation entre le 1 er août et le 31 décembre 2020,un délai de 6 mois leur sera accordé pour trouver une entreprise avec laquelle signer un contrat d’apprentissage. Ils peuvent ainsi rester en CFA sans contrat pendant 6 mois (contre 3 mois auparavant). Durant cette période, le CFA sera financé pour assurer son accueil.

● Les centres de formation pourront financer, via l’aide au premier équipement professionnel, l’achat d’ordinateurs portables ou de tablettes, à destination des apprentis.

● Chaque jeune qui a fait un vœu via « Parcoursup » ou « Affelnet » pour aller en apprentissage aura une place assurée en entreprise.

Cette aide exceptionnelle se substitue à l’aide unique aux employeurs d’apprentis (AUEA) pour la première année. Pour les années suivantes, les employeurs éligibles percevront de nouveau l’AEUA.

Plus d’infos sur https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/plan-de-relance-de-l-apprentissage-ce-qu-il-faut-retenir

Les modalités de mise en oeuvre de cette mesure ne sont pas encore connues et seront précisées dans les prochaines semaines.

2) L’aide unique aux employeurs d’apprentis

Les conditions :

⭢ Etre une association de moins de 250 salariés
⭢ Recruter un apprenti préparant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle de niveau CAP au BAC
⭢ Avoir conclu un contrat d’apprentissage à compter du 01 er janvier 2019

Les montants :

⭢ 4125 € la première année
⭢ 2000 € la deuxième année
⭢ 1200 € la troisième année

Plus d’infos sur https://travail-emploi.gouv.fr/formationprofessionnelle/entreprise-et-alternance/aide-unique 

Pour sensibiliser les enfants comme les plus grands à l’environnement nous vous proposons dans cette newsletter, l’habitat des insectes. Dans la première partie de cette fiche pratique nous allons déconstrui re les idées reçues et ensuite nous vous donnerons les meilleurs procédés pour que les habitats soient utilisés au maximum par des petits habitants à 6 pattes. La première idée reçue : Vous avez tous déjà vu les très jolis hôtels à insectes sur les ronds-points ou même vendus en commerce comme sur cette photo. Ils sont très beaux mais seulement 25% est utilisé pour une raison simple : La cohabitation. Ils ne sont pas inutiles, c’est un moyen pédagogique de sensibiliser la jeunesse aux différents moyens de loger un insecte et ils sont quand même utilisés par les insectes même si le quantitatif n’est pas présent.  Le deuxième point noir des hôtels à insectes, c’est qu’ils sont gros et donc fortement visibles pour les prédateurs (un régal pour les oiseaux).  Vous l’aurez compris, pour les insectes, il est préférable de créer des habitations par espèce et non des gros bâtiments voulant réunir plusieurs espèces qui ne peuvent quelque fois pas cohabiter ensemble. C’est pour cela que dans cette deuxième partie nous allons vous proposer plusieurs activités différentes pour créer des habitats par espèce.

Les coccinelles :

Le saviez-vous ? Voici à quoi ressemble la coccinelle avant  d’être comme vous la connaissez.  Le premier habitat que nous allons vous montrer est le logement des cauchemars à pucerons. Les outils : 
  • Une planche de 5 à 10 mm d’épaisseur, une tige de fer (comme celle utilisée pour réaliser un faux plafond), des fourrures métalliques cavaliers (également utilisés pour réaliser un faux plafond), une scie, un mètre, un crayon
Explications :
  • Découper 6 planchettes carrées de 15 à 20 cm de côté dans du bois non traité de faible épaisseur (5 à 10 mm).
  • Superposer les planchettes en les séparant par des cales de 3 cm d’épaisseur.
  • Relier l’ensemble avec une tige de fer.
  • Suspendre l’abri face au soleil.
  • Pour une meilleure protection, fermer 3 côtés avec des planches épaisses.
L’abeille :  L’abeille sauvage ne produit pas de miel mais elle est une excellente pollinisatrice. (La pollinisation permet la reproduction des plantes). Comme vous l’avez compris nous allons créer un habitat pour les abeilles solitaires. Les outils :  Une bûche non traitée, une perceuse, des mèches à bois Explications :
  • Avec une perceuse et un jeu de mèches à bois, percer des trous de divers diamètres (entre 5 et 10mm)
  • Installer l’abri à abeilles sauvages auprès de plantes mellifères (Les plantes mellifères sont les plantes produisant de bonnes quantités de nectar et de pollen de bonne qualité et accessibles par les abeilles.)

Les perce-oreilles : 

Nous allons terminer cette fiche pratique par les perce-oreilles. Ces insectes sont très utiles au jardin, notamment au verger, car ils réduisent le nombre de pucerons mais ils consomment aussi bon nombre de larves et même des œufs de limaces. Les outils :
  • une ficelle, un bout de branche, un filet ou un grillage flexible, un pot en terre cuite, de la paille
Explications :
  • Fixer une ficelle à un petit morceau de branche de 3 centimètres ;
  • Passer le tout à travers le trou du pot en terre cuite de sorte que lorsque vous tenez la ficelle le pot soit la tête en bas ;
  • Remplir ce pot de paille ou d’herbe sèche ;
  • Vous pouvez fixer un morceau de grillage à poule ou entourer le tout d’un filet pour que la paille reste dans le pot.
  • Les installer dans les arbres fruitiers ou d’ornement si vous soupçonnez une attaque de pucerons ou de psylles. L’attacher à une branche ou le coincer dans un creux entre deux branches.

Cette semaine, nous allons partager avec vous des recettes d’activités à faire avec petits et grands.
Nous vous proposons deux activités venues tout droit d’un mouvement qui porte le nom de « guerrilla gardening » vous trouverez aussi quelques liens pouvant être utiles pour vous sensibiliser à la lutte contre la déforestation. 

Le mouvement « guerrilla gardening » a pour objectif de faire prendre conscience de l’importance de l’écologie grâce au « Street art » et aux fleurs.

Le mouvement est né en 1973 à New York, il avait pour objectif de convertir un lotissement abandonné en jardin collectif. En France, le mouvement a vu le jour à Rennes et est devenu légal grâce à une convention signée entre la ville et l’association. Cette convention a été signée dans l’objectif de végétaliser un quartier, et plus particulièrement les murs avec l’opération «Embellissons nos murs ». Ces activités peuvent être considérées comme des pratiques
illégales (comme certaines pratiques du Street Art). Pour les rendre légales nous vous conseillons de les faire soit dans un terrain privé ou dans un terrain public avec accord de la municipalité sachant qu’elles peuvent être considérées comme une forme de jardinage créatrice de lien.

Bombe à Graines

Utilité :
Les pollinisateurs sont toujours ravis de trouver de quoi manger là où avant il n’y avait rien.
– Semer en utilisant des bombes à graines est une façon de s’accaparer l’espace public et de lui rendre ainsi sa fonction première de lieu de vie.
– Les plantes abritent tout un cortège d’insectes, que ce soit dans leurs tiges pour passer l’hiver, sur leur tige pour se nourrir de leur sève ou encore sur leurs feuilles pour s’en rassasier. Les oiseaux se régalent de ces mêmes insectes !
– Les fleurs apportent de la couleur.
Ingrédients :
– De l’argile, il offre à la graine une sécurité contre les animaux et les insectes. Elle apporte également de l’obscurité, de la chaleur, et de l’humidité.
– Du terreau, il apporte les nutriments nécessaires à sa germination.
– Des graines
Pour attirer les oiseaux : oseille, centaurée noire et cardère sauvage.
Si vous souhaitez réaliser un mini potager urbain : capucine, ciboulette, radis et oseille. Pour un mélange de couleurs : coquelicots,
bleuets de champs et tournesols.
Préparation :
– Mélangez 8 doses d’argile avec 10 doses de terreau
– Malaxez le tout avec un peu d’eau pour obtenir des boules de la taille d’une balle de ping-pong ou moins.
– Une fois votre boule réalisée, insérez-y vos graines, sans trop charger, à l’aide de vos doigts (exemple : 3 grosses graines ou 15 petites graines).
– Reformez une boule, ça y est, elle est prête à être lancée.
Pour conserver vos bombes, stockez-les dans en endroit sec pour ne pas qu’elles germent ou moisissent. (Une boîte à œufs est très bien pour ranger vos bombes à graines).

Green Tag

Utilité :
– Aucune matière toxique n’intervient, ce qui en fait une alternative véritablement
révolutionnaire au tag à la bombe.
– La mousse est connue pour ses propriétés d’exterminateur de particules.
– Le Green tag permet de gommer la frontière entre constructions humaines et monde naturel.
– Plus d’utilisation de bombes de peinture compliquées à recycler.
Ingrédients :
– Un mixeur
– Un récipient pour la mixture finale
– Des pinceaux de tailles variées
– Un humidificateur / brumisateur (facultatif si le mur à peindre est suffisamment humide)
– De la mousse et du lichen pour faire votre préparation
– Un yaourt, de préférence nature et au lait ou végétal
– Deux verres remplis de bière (la levure) ou d'eau
– Une 1/2 cuillère à soupe de sucre en poudre
– Du sirop de maïs ou sirop de glucose (pas vraiment obligatoire)
Préparation :
– Récupérez de la mousse au pied des arbres en forêt. Une ou deux bonnes poignées suffiront.
– Nettoyez votre mousse pour ne garder que les racines et la débarrasser de sa terre.
– Coupez en petits morceaux la mousse et placez la dans un mixeur.
– Ajoutez les ingrédients un à un.
– Mixez le tout pour obtenir une sorte de "soupe visqueuse".
La mixture doit être liquide et un peu collante. Le sirop de maïs permet d’avoir cet aspect collant.
Si c’est trop solide, ajoutez un peu d’eau !
– Appliquez votre mélange sur le mur de votre choix en étant le plus créatif possible. Les endroits mi-ombre (soleil du matin par exemple) et assez humides, sont idéaux !
Soyez le plus précis possible et évitez les coulures.
Le tag apparaît quelques semaines plus tard.
Avant de commencer les ateliers avec les jeunes, pour votre culture personnelle, voici quelques liens qui peuvent vous être utile :
empreinte-foret.org : vous permet de mesurer votre empreinte forêt.
Le rapport 2019 grand public du haut conseil pour le climat vous permet de comprendre le réchauffement climatique.

Pour vos recherches internet Ecosia est un moteur de recherche solidaire qui reverse 80 % de ses bénéfices pour la reforestation dans le monde.

Le chômage partiel
Durant la période de confinement vous avez dû mettre vos salariés au chômage partiel, à ce jour vous ne pouvez reprendre vos activités en totalité et vous devez maintenir le dispositif pour vos salariés .
Attention à compter du 2 juin 2020, le taux de remboursement du chômage partiel diminue. En effet , les associations devront désormais prendre en charge 15% du dispositif et l’Etat 85% (60% du BRUT), mais rien ne change pour l’indemnisation des salariés qui continueront de percevoir 70 % du salaire BRUT (soit 84 % du salaire NET et 100 % pour les salariés au SMIC)
En revanche, pour les secteurs qui ne pourront pas reprendre leur activité au début du mois de juin (tourisme, hôtellerie et restauration, culture et loisirs), « l’intégralité du chômage partiel sera maintenue » et ce jusqu’au mois de septembre.
 
Peuvent continuer de bénéficier des dispositions relatives au chômage partiel :
    • Les salariés dont l’association est dans l’impossibilité de mettre en place les mesures de prévention nécessaires pour la protection de leur santé (télétravail, gestes barrières, etc.) pour leur ensemble.
    • Les parents dont l’enfant ne peut pas être accueilli par l’école : si l’école demeure fermée, si les enfants ne sont pas prioritaires pour être accueillis en cours, s’ils ne peuvent y être accueillis (raisons sanitaires ou capacité d’accueil) ou pour des raisons de santé.
    • Les personnes dites “ vulnérables” et les personnes qui partagent leur domicile lorsque le télétravail est impossible.
A la condition de pouvoir fournir :
    • Une attestation qui justifie que l’établissement scolaire ne peut assurer sa mission d’accueil pour les parents d’enfants scolarisés.
    • Un certificat d’isolement possible de se procurer auprès du médecin traitant pour les personnes dites “ vulnérables” et les personnes qui partagent leur domicile.
Il est toujours possible d’alterner télétravail, reprise du travail et chômage partiel.
En cas de réduction de l’horaire de travail, l’employeur peut placer les salariés en activité partielle pour le temps qui correspond à cette réduction et placer le salarié en télétravail pour le temps travaillé. Cependant, l’employeur doit clairement définir les heures travaillées et les heures chômées.
 
 
Maintenir le télétravail
Privilégier le maintien des salariés en télétravail ou alterner télétravail et reprise du travail dans les locaux quand cela est possible (Mise en place de toutes les mesures de sécurité nécessaires). Reporter tout déplacement éloigné qui peut être évité.
 
Pour reprendre l’activité dans vos locaux:
Un protocole de reprise d’activités a été réalisé par l’Etat afin d’accompagner les structures dans la reprise de leur activité .
 

L’Etat, la Région, le Département du Pas-de-Calais, ainsi que les collectivités locales et les organismes chargés de la gestion d’un service public administratif se sont mobilisés afin de soutenir le monde associatif et de maintenir les subventions publiques. Certains appels à projets ou à manifestation sont également apparus, proposés notamment par les fondations.
N’oublions pas l’accompagnement des Points d’Information à la Vie Associative (PIVA) qui sont restés mobilisés durant cette période compliquée.

 

Vous retrouverez l’ensemble de ces informations dans cette fiche.

 

Les subventions aux associations

Le ministère chargé de la jeunesse a détaillé les modalités spécifiques liées à la crise Covid-19 sur les subventions qu’il attribue (notamment les postes FONJEP, le FDVA et le partenariat JEP). Les subventions ne seront pas impactées pour l’année cependant l’association se doit de dresser un bilan et de justifier les écarts entre la réalisation du projet. Les projets pourront également être décalés sur l’année 2021.

 

Les aides de l’ETAT et des collectivités territoriales

Afin d’accompagner les associations un certain nombre de mesures de droit commun ont pu être mis en place
 
  • Le Fonds de solidarité : Un décret, paru le 12 mai 2020, est venu modifier celui du 30 mars 2020, relatif à la mise en place du fonds de solidarité par l’Etat et les régions.
 
Cette aide défiscalisée est ouverte aux associations dont le chiffre d’affaires sur le dernier exercice n’excède pas 1 million d’euros et dont le bénéfice annuel imposable est inférieur à 60 000 euros. Cette aide s’adresse aux structures de moins de 10 salariés.
 
Les conditions :
 
  • Avoir fait l’objet d’une interdiction d’accueil du public
 
          OU
 
  • Avoir subi une perte d’au moins 50% de chiffre d’affaire en mars 2020 par rapport à mars 2019, la déclaration pour le mois de mars est rétroactive. Une association peut donc faire la demande jusqu’au 15 juin 2020 pour le mois de mars 2020)
 
  • Avoir subi une perte d’au moins 50% de chiffre d’affaire en avril 2020 et mai 2020 par rapport à avril et mai 2019
 

Ce fonds se compose de deux volets :

 
Volet 1 :
Le montant de l’aide est égal à la perte déclarée de chiffre d’affaires, dans la limite de 1500€. Elle est versée par la Direction générale des finances publiques (DGFiP).
 
Les associations éligibles doivent se connecter à leur espace particulier sur impot.gouv (et non sur leur espace professionnel habituel) où elles trouveront dans leur messagerie sécurisée sous « Ecrire » le motif de contact « Je demande l’aide aux entreprises fragilisées par l’épidémie Covid-19 ». Les éléments à renseigner sont : SIREN, SIRET, RIB, chiffre d’affaires, montant de l’aide demandée, déclaration sur l’honneur.
 
Volet 2 :
L’aide du volet 1 peut être complétée par une 2eme aide, destinée aux structures les plus en difficultés. Cette aide peut être versée par la région Hauts de France.
 
 
Cette mesure s’applique :
  1. en cas de fermeture de l’accueil au public
  2. baisse d’activité
  3. impossibilité de mettre les salariés en télé travail
 
Cette mesure a été prise dès le 16 mars 2020, elle s’applique à partir du 1er mai à toutes les personnes étant dans l’incapacité de reprendre une activité professionnelle ( fin notamment de l’aide de garde d’enfants , les salariés basculent sur le chômage partiel). Le chômage partiel sera maintenu à ce jour jusqu’au 30 septembre.
 

 

 
la garantie de l’Etat peut être accordée aux prêts consentis par les banques et les sociétés de financement, aux associations qui exercent une activité économique, c’est à dire la vente de produits ou de services et mises en difficulté par la crise sanitaire actuelle.
 

 

Cette aide est destinée aux associations qui ont continué à fonctionner durant la période de confinement. Ce fonds exceptionnel de subvention de 2500€ immédiatement disponibles pour soutenir les actions de solidarité.
Afin de bénéficier de l’aide les associations doivent demander l’accord du Sous-Préfet ville et du territoire porteur du Contrat de ville. Une fois l’accord les associations pourront saisir leur demande sur la plateforme dauphin.

 

Pour les porteurs d’un projet au titre du Fonds social européen (FSE), géré par l’État, des mesures ont été prises afin :
  • d’adapter les modalités de mise en œuvre des projets aux contraintes liées au confinement
  • d’alléger certaines charges administratives
  • de soutenir la trésorerie de ceux d’entre vous qui rencontrent le plus de difficultés
 
Chacune de ces adaptations requiert une demande expresse de l’association au service gestionnaire de votre convention. Ce service constitue votre interlocuteur unique. Vous pouvez le contacter via le système d’information Ma Démarche FSE, qui reste pleinement accessible.
 
Le président du conseil départemental, Jean-Claude Leroy, a adressé un courrier en date du 27 mars aux représentants des associations de jeunesse et d’éducation populaire, stipulant :
 
« (…) le Département veillera particulièrement à ce que les effets de la crise soient atténués voire neutralisés et verra à prendre le moment venu les mesures qui s’avéreront nécessaires. Soyez convaincu de l’importance que j’accorde aux différentes associations pour leur rôle et leur action dans nos territoires et que je souhaite voir pérenniser après cette période. (…) »
 
La Région assure la continuité des financements votés pour des opérations ou préparatifs prévus, totalement ou partiellement, entre le 4 mars 2020 et jusque trois mois après la fin de la période d’urgence sanitaire. Ces mesures sont applicables à toutes les associations qui relèvent des politiques sportives, du tourisme, de la jeunesse, du devoir de mémoire et de la vie associative.
 

Ces mesures s’appuient :

 
  • Maintien des aides pour les actions prévues aux calendriers qu’elles soient reportées ou annulées.
  • Les difficultés de trésorerie que rencontrent les associations , la Région a décidé d’assouplir les modalités de versement des subventions déjà actées. L’avance accordée au titre du fonctionnement, habituellement de 50%, sera ainsi portée à 80%. Les modalités de versement des subventions inférieures à 3 000 € restent quant à elles inchangées.
  • Dans la continuité de cette mesure , l’aide CREAP ( dispositif de création d’emplois pérennes) sera versé tous les 3 mois, au lieu de 6 initialement. Les associations qui ont eu à activer le chômage partiel ne voient pas leur subvention CREAP remise en cause.
 
Pour compléter ces mesures d’assouplissement des modalités de versement des subventions, les délais prévus dans toutes les délibérations concernées seront rallongés de 6 mois : Que ce soit par exemple pour la durée de réalisation des opérations ou encore pour la production des justificatifs administratifs …
 
PLAN D’ACTIONS REGIONAL EN FAVEUR DES ASSOCIATIONS – Mesures liées au Covid 19 Notice – Assouplissement des règles de versement de la subvention
 
Pour les programmes d’activités, il s’agira :
  • D’accorder une avance systématique de 80 % qui sera versée dès que la délibération sera rendue exécutoire
  • De sanctuariser le montant de la subvention et d’ajuster le taux si besoin en veillant à l’absence de sur financement

 

Pour le soutien aux associations organisatrices de manifestations et/ou porteuses de projets ponctuels, plusieurs cas de figure :

  • Pour les subventions de moins de 3.000 €, les modalités de versement sont inchangées ; elles sont versées dès que la délibération est rendue exécutoire.
  • Pour les subventions forfaitaires entre 3.000 € et 23.000 € :
    • Il s’agira d’accorder une avance systématique de 80%
    • Le montant de la subvention quant à lui sera maintenu et déterminé au regard des dépenses et des recettes effectives en veillant à l’absence de sur-financement

 

  • Pour les subventions à taux de participation (au-dessus de 23000 €) :
    • Une avance de 80 % sera accordée
    • Quant au montant de la subvention versé, il s’agira d’appliquer le taux de participation aux dépenses engagées et de prévoir un ajustement du taux si besoin
 
Une aide spécifique a été mise en place, pour en bénéficier les associations doivent s’inscrire sur le site https://www.soutienstonclub.fr/ , cette aide est mise en place par la fondation du sport français en lien avec le pot commun et cytyvent. Elle permet d’aider les associations qui sont affiliées à une association sportive agréée.

 

Ce fonds vient en aide aux structures culturelles qui mettent en place des spectacles vivants notamment , elle leur attribue une aide de 1500€ . Vous trouverez toutes les infos sur le site :
 
Les aides des organismes chargés de la gestion d’un service public administratif
 
L’assurance maladie soutient le monde associatif par le biais d’une subvention « Prévention COVID » accordée aux associations employeuses et les entreprises de moins de 50 salariés et les travailleurs indépendants à prévenir la transmission du COVID-19 au travail. Cette aide s’adresse aux associations qui ont investi à partir du début de la crise sanitaire ou qui compte investir dans des équipements de protection. Cette subvention peut aller jusqu’à 50 % pour un investissement d’au moins 1000 euros de votre investissement.
Pour vous aider : attention une fois sur le site renseignez votre caisse selon votre secteur d’implantation. 

 

La CAF maintient ses modalités de financement via les prestations de service et d’accompagnement des partenaires pendant la crise liée à la pandémie de Covid. En contrepartie du maintien des prestations de services (Ps), il est demandé à l’ensemble des équipements et services bénéficiant d’une Ps d’assurer, dans la mesure du possible et dans le respect des règles sanitaires, une offre de service minimum d’accompagnement des familles en distanciel, en adaptant leurs modalités de contact et l’organisation du travail de leurs équipes. Il est essentiel que les structures maintiennent un lien avec leur public.
 
Pas-de-Calais Actif propose un accompagnement et des solutions de financement adaptés à cette situation exceptionnelle.
Pour les bénéficiaires d’un prêt :
  • Prêts à taux zéro (ex prêt nacre):Pause générale du prélèvement des échéances pour 6 mois ( reprise en septembre 2020)
  • Contrats d’apports associatifs :Report en fin de prêts des échéances de remboursement
  • Fonds d’amorçage associatif : dans les 6 mois
  • Prêts participatifs : Sur demande de l’association et après analyse de la situation par France Active
 
L’AGIRC-ARRCO (caisse de retraites complémentaires) met en place une aide exceptionnelle dédiée aux salariés . Cette aide sera attribuée une fois et pourra atteindre 1500 € en fonction de la situation de l’association. Cette aide est adressée aux associations cotisants à AGIRC Arrco qui connaissent des difficultés financières liées à la crise du COVID 19.
 
LA FF Danse met en place un fonds de solidarité afin d’aider ses écoles et clubs à surmonter les problèmes économiques qu’ils affrontent à cause du confinement national. Il s’agit d’une aide d’urgence dédiée aux organismes affiliés en grande difficulté. La FFDanse a ainsi mobilisé 50 000 € sur ses fonds propres pour amorcer ce fonds de solidarité.
 

L’économie sociale et solidaire:

 
 

 

Plus que jamais avant, pendant et après cette crise, les associations ont une place centrale dans la vie quotidienne des habitants de leur secteur.
Cette période demande à celles-ci de s’adapter et de se réinventer afin d’assurer la continuité de leur projet associatif.
Pour certaines associations, ces derniers mois ont été positifs, et leur ont permis de se renouveler, d’être inventif, il s’agira alors pour la suite d’analyser ces nouvelles pratiques afin de garder celles qui ont bien fonctionnées et d’adapter leur projet associatif.
Pour d’autres, l’annonce du gouvernement a été brutale et a plongé l’association dans le sommeil, comment reprendre une activité après ces deux mois de pause ? Il n’est pas facile de remettre la machine en marche, mais c’est possible !
Avant tout, il faut s’interroger sur le sens du projet, l’importance de la vie associative dans la société ! En effet, nous avons tous pu constater que les associations et les citoyens, ont su s’organiser et ont eu une place très importante durant cette crise : soutien aux personnels soignants, aide aux personnes démunies, diffusion d’activités sportives, culturelles ou de loisirs par le biais du numérique, confection de masques et bien plus encore.
Au travers de ces exemples, on peut remarquer que toutes les activités avaient leur place et que les valeurs que souhaitent défendre les bénévoles étaient tout aussi importantes.
Il est nécessaire de passer par un temps de questionnement et d’adaptation de l’ensemble des bénévoles et des adhérents, de les sensibiliser et de réfléchir avec eux sur le sens qu’ils souhaitent donner au projet mais aussi leur rappeler l’utilité qu’ils ont !
Il est cohérent de penser que la suite de l’association se mettra en place naturellement après ce temps de réflexion collectif, il s’agit de prendre conscience que c’est une continuité et pas un départ à zéro !
Vous n’êtes pas seul pour faire face à cette situation, l’Association d’Action Educative du Pas-de-Calais ainsi que les points d’information à la vie associative sont présents pour échanger, conseiller ou vous mettre des outils à disposition.
 
Plus que jamais, ces dernières semaines, la société a démontré sa force collective, ensemble nous réinventerons le monde de demain !
 

Comment reprendre mes activités ?

En fonction de mon projet associatif, je dois penser à l’organisation de mes activités durant la phase une de déconfinement. Plusieurs schémas de fonctionnement s’opèrent en fonction du projet associatif de mon association mais également de la capacité d’accueil de mes locaux. Nous proposerons des conseils pour ces deux situation :
  • Je ne peux toujours pas envisager une reprise
  • Je peux reprendre partiellement ou totalement mes activités
 

Je ne peux toujours pas envisager une reprise :

J’essaie de maintenir un lien avec mes bénévoles et mes adhérents via le numérique ( voir notre fiche pratique sur les outils numériques ), je peux ainsi proposer des ateliers en visio à mes adhérents ( temps d’animation sportifs, culturels, créatifs avec la mise en place de tuto ) et je peux ainsi mettre en place des réunions de travail.
Je prépare avec mes bénévoles la reprise.
 

Je peux reprendre partiellement mes activités ou totalement :

Afin de pouvoir reprendre mon activité avec un petit nombre d’adhérents et de bénévoles (moins de 10 personnes), je dois mettre en place des dispositions afin de répondre à la sécurité sanitaire:
  • S’assurer auprès de ma municipalité de l’autorisation de reprendre mon activité surtout si mes locaux lui appartiennent
  • Mettre en œuvre un plan d’organisation d’accueil (gestes barrières, aménagement des espaces, mise à disposition de gel hydro alcoolique)
  • Indiquer à mes adhérents les horaires d’ouvertures et les règles mises en place
  • Je réfléchis avec mon équipe aux modalités d’ouverture en respectant les règles d’hygiène et de distanciation sociale. Je transmets à l’ensemble de mes membres par mail mais j’affiche aussi ses gestes au sein de mon association.
  • Je m’assure que mon espace est en capacité d’accueillir du public.
Le petit plus : certaines associations ont proposé des vidéos explicatives des règles avant la reprise
 

Il existe des gestes simples pour préserver votre santé et celle de votre entourage :

  • Respecter la « distanciation sociale », c’est-à-dire se tenir éloigné d’un mètre dans tous les lieux publics
  • Ne plus embrasser ou se serrer la main pour se saluer
  • Tousser ou éternuer dans son coude
  • Utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter
  • Se laver très régulièrement les mains ou les désinfecter à l’aide d’une solution hydro-alcoolique
 
 

Spécificités dans le cadre du plan de reprise des activités

Mon association est une association sportive :
La saison 2019-2020 de sports professionnels, notamment celle de football, ne pourra pas non plus reprendre. » Précisions sur la reprise de certaines activités sportives La ministre des Sports, Roxana Maracineanu a indiqué qu’il sera possible de pratiquer une activité sportive individuelle en plein air à partir du 11 mai, en respectant les règles de distanciation physique, dans les espaces ouverts autorisés et en fonction de la situation sanitaire de chaque territoire (zone rouge ou verte).
Les activités sportives qui ne permettent pas la distanciation (sports collectifs, sport de combat) ne pourront pas reprendre dans l’immédiat. Le ministère des sports proposera une liste exhaustive des disciplines et sports concernés par cette interdiction provisoire dans un guide pratique en cours d’élaboration.
 
Association étant habilitée à l’accueil collectif de mineur :
A compter du 11 mai, les associations sont autorisées à reprendre leurs accueils de loisirs, cependant elles doivent respecter les règles de sécurité en matière d’accueil collectifs de mineurs. Concernant les accueils avec hébergement, ils demeurent interdits. De même, à ce jour, pas d’information concernant les ACM de la période estivale.
Mon association est employeuse :
Je ne peux pas reprendre mon activité :
 
  • Mes salariés peuvent poursuivre le télétravail :
Dans le cadre du dé confinement, le télétravail demeure la règle pour tous les postes le permettant. Le Ministère du Travail vient de publier une série de questions réponses spécifiques au télétravail dans le cadre du déconfinement.
 
  • Je ne peux mettre en place de télétravail, mes salariés restent en chômage partiel.
 
Comment fonctionne l’activité partielle durant l’épidémie de COVID-19 ?
(démarches de l’employeur, indemnisation des salariés, travail des salariés en activité partielle, participation à l’effort national contre le COVID-19)

Je peux reprendre mon activité :
Je dois mettre en place un nouveau plan d’organisation de mon accueil que je réfléchis avec l’ensemble de mes bénévoles et que je communique à l’ensemble de mes adhérents soit par mail mais aussi par des affichages au sein de ma structure :

  • Emplois du temps des activités
  • Gestes barrières
  • Aménagement des espaces (évaluation des risques)
  • Désinfection des locaux après utilisation
 
Dès lors que les règles de distanciation physiques ne peuvent être garanties dans l’organisation du travail, le port du masque devra être mis en œuvre.
Dans le cadre de la reprise des activités professionnelles prévue le 11 mai 2020, le Ministère du travail a publié un protocole national de déconfinement pour assurer la santé et la sécurité des travailleurs.
D’autre part, il faut formaliser les mesures mises en place par :
  • La mise jour du document d’évaluation des risques
  • La mise à jour du règlement intérieur par un avenant
  • D’informer les salariés des mesures mises en place par note de service si possible envoyer par mail
Dans ce sens, il est judicieux de revoir votre DUERP (Document d’Evaluation des Risques Professionnels), c’est-à-dire de procéder à une évaluation du risque épidémique en fonction du contexte professionnel. Il est nécessaire de considérer que l’on va connaître une période transitoire (plus ou moins longue) avant un retour à la normale (qui probablement ne sera pas exactement ce qu’elle était avant le confinement). Ce sont les modes de gestion de cette période transitoire, venant croiser au mieux impératifs économiques et enjeux de santé, qui doivent être définis dans le plan de prévention issu de l’évaluation.
A défaut, votre responsabilité en tant qu’employeur peut être engagé.
Pour vous aider : https://www.cnea-syn.org/publication/duerp-covid-19
 

Points de vigilances sur les consignes du gouvernement actuelles :

A ce jour, Les manifestations publiques ou privées ainsi que celles sportives, culturelles et vectrice de lien social (concerts, festivals, cirques, fêtes de village ou de quartier, assemblées générales….) restent interdites.
Pour l’heure les rassemblements de plus de 10 personnes ne sont pas autorisés, de même la pratique de certaines activités en intérieur ne peuvent reprendre dans l’immédiat.

[Attention]
Concernant les Evènements de plus de 5000 personnes ceci sont annulés jusqu’au 31 août.
 
L’assemblée générale est le poumon de nos associations, c’est à travers elle que nous véhiculons l’image de notre association (son passé, son présent et son futur)
L’assemblée générale est un temps fort qui permet aux bénévoles, adhérents et partenaires de se retrouver pour échanger sur le projet associatif de l’association et voter les pistes de son devenir. C’est le moment opportun pour séduire de nouveaux bénévoles et adhérents à votre projet.

Il est donc important de bien penser à la préparation de mon assemblée générale, à l’animation de celle-ci et de soigner son compte rendu.

Adaptation de votre assemblée générale liée au COVID 19 :
Deux possibilités s’offrent à vous :

  • Vous pouvez la reporter

L’ordonnance n° 2020-318 prolonge de trois mois le délai pour faire approuver les comptes annuels 2019 de l’association par l’assemblée générale. Cette mesure s’applique à toutes les associations qui ont clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Il n’existe pas de délai légal pour l’approbation des comptes d’une association. Pour connaître la règle applicable, et conformément à la loi de 1901, il faut se référer aux statuts. De même, les associations, bénéficiaires d’une subvention publique, ont habituellement un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice pour produire un compte-rendu financier. Ce délai est prorogé de 3 mois.

Exemple :

Mon association a clôturé ses comptes au 31 décembre 2019, j’ai normalement jusqu’au 30 juin 2020 pour établir et transmettre mon compte-rendu financier, en cette période j’ai une prorogation de 3 mois je peux donc la reporter jusqu’au 30 septembre 2020.
 

  • Vous pouvez la faire à distance : Ces assemblées sont dites à « huis clos »
 

L’ordonnance n° 2020-320 autorise exceptionnellement les associations à tenir leur assemblée générale ordinaire à distance, même si cela n’est pas prévu dans leurs statuts. Cette ordonnance est pour le moment valable jusqu’au 31 juillet 2020. Cette mesure devra être mentionnée dans le procès-verbal.

La procédure d’invitation à ce temps reste la même qu’en présentiel, privilégiez donc le mail pour les convoquer et n’oubliez pas d’indiquer les horaires, la date et le lien pour qu’ils puissent vous rejoindre. N’oubliez pas d’informer vos membres au moins trois jours ouvrés avant de la tenue d’une assemblée « à huis clos » et d’en préciser les modalités. Les membres de l’assemblée doivent être informés de l’identité et de la qualité du président et des scrutateurs dès que possible et par tous moyens.

 

Les outils numériques sont là pour vous accompagner à la bonne tenue de votre assemblée générale (vous pourrez retrouver l’ensemble de ses outils sur notre fiche « outils numériques »). Certains outils permettent d’être à la fois sur du visio et du téléphone pour ceux qui ne disposeraient pas de l’outil numérique. Vous pouvez également partager votre écran afin que les participants puissent accéder aux documents (bilan moral et bilan financier).
Les différents documents (rapports morals et financiers) devront être envoyé en amont à la demande des membres, par courrier électronique ou voix postale.

Au niveau du vote, n’oubliez pas de l’indiquer en première résolution lors de la tenue de votre assemblée générale, il est impératif de pouvoir identifier chacun des membres ayant voté.

Celui-ci pourra se faire :

  • À main levée : chaque participant sera témoin des votes pris (idéal si petit nombre)
  • Par mail à l’issue des débats, avec la contrainte que les résultats ne pourront être proclamés qu’avec un délai de traitement long (en cas de nombre important) ,
  • par vote électronique : utiliser une plateforme de vote à distance permettant de sécuriser à minima la traçabilité du vote de chaque participant.
 
[Attention au vote par correspondance : celui-ci n’est autorisée en assemblée générale que si les statuts de votre association l’autorisent explicitement. Pas de changement sur ce point avec l’ordonnance du 25 mars.
Outils pour vous permettre le vote en ligne :
 
  • balotilo : Organisez des votes en ligne pour élire des gens ou décider au sein d’une association .
  • assoconnect
  • Quizzyourself : solution qui permet de créer des questionnaires permettant aux bénévoles et adhérents de donner leur avis : solution gratuite jusque 30 utilisateurs
  • easyquorum : permet la création des documents d’AG, d’envoyer en ligne les convocations et de créer un espace pour les bénévoles, adhérents dans lequel ils peuvent faire une procuration électronique et un vote électronique. EasyQuorum permet en outre de créer une assemblée générale en ligne, dématérialisée.
  • Neovote
 
Vous pouvez retrouver l’ensemble de ses mesures sur sur ce lien !  
 
Le procès verbal :
Le procès-verbal de votre assemblée générale reste indispensable et doit mentionner le fait que celle-ci se soit déroulée en visio-conférence. Si possible enregistrée votre assemblée générale afin de pouvoir garder une traçabilité
 

Il existe 2 types d’assemblée générale :

L’assemblée générale ordinaire :

L’ AGE permet l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée sur les activités réalisées, résultat de l’exercice financier, sur présentation d’un compte-rendu des dirigeants:

  • Le vote du budget de l’année à venir
  • Le vote d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour l’année à venir et les directives à suivre pour les administrateurs.
  • D’autres questions portées à l’ordre du jour et concernant la vie de l’association peuvent être soumises à l’avis de l’assemblée générale.

 

L’Assemblée Générale Extraordinaire :

L’AGE est convoquée pour traiter de questions urgentes et importantes; notamment les modifications des statuts, nouvelles orientations, voire dissolution de l’association. 

La préparation de l’assemblée générale :

La convocation :

La convocation à l’assemblée générale de l’association doit être préparée et envoyée par la personne désignée par les statuts (président ou secrétaire).

Les convocations peuvent être adressées aux participants à l’assemblée générale par :

  • Courrier
  • Lettre recommandée
  • Affichage, voix de presse, site internet
  • Mail

La convocation doit être envoyée entre quinze jours et un mois afin que chacun puisse prendre en compte l’ordre du jour. Le défaut de respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’assemblée en cas de contestation par un membre.

La convocation doit contenir

  • L’identification de l’association ;
  • La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;
  • L’ordre du jour de l’assemblée générale : L’assemblée ne peut délibérer que sur des points figurant à l’ordre du jour. L’assemblée générale ordinaire d’une association doit respecter des règles strictes de convocation et de vote. Toute délibération prise dans des conditions irrégulières peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à réfléchir avec un collectif de bénévoles sur votre stratégie de communication et d’organisation lors de l’assemblée générale (convivialité, animation, organisation générale, accueil, prise de parole mais également prise de note)

 
Contrat :
Pendant la période de confinement, le contrat ne peut être rompu à l’initiative de l’organisme d’accueil au motif de l’interruption de la mission de Service Civique. Le volontaire continue de percevoir l’indemnité de l’Etat et les 107,58 € mensuels au titre de la prestation de subsistance de l’organisme d’accueil (Dans le cas d’une prestation servie en tout ou partie en nature selon des modalités désormais inaccessibles du fait du confinement (accès à une cantine par exemple), tout doit être fait pour établir un versement effectif au volontaire, par virement bancaire si possible pour qu’il puisse en bénéficier.
L’organisme agréé continue de percevoir les 100 € par mois et par jeune.
Il revient à l’organisme d’accueil de proposer des aménagements de mission si cela est possible et d’acter la situation du volontaire par avenant temporaire au contrat de Service Civique
Les avenants :
3 cas de figures à discuter avec le jeune :
 
  • Cas 1 « Mission effectuée à distance »
 
  • Cas 2 : « Mission Suspendue » autorisation d’absence temporaire : Le volontaire dont la mission est suspendue n’est pas placé sous la responsabilité de l’organisme d’accueil pendant sa période d’autorisation d’absence la mission donne lieu à une autorisation d’absence si : – le volontaire demande à interrompre sa mission pour des raisons de santé ; – la mission du volontaire ne peut, pour des raisons liées à la mission, à l’organisme ou à la situation du volontaire, être réalisée en tout ou partie à distance (cas 1 de l’avenant) ; – un accord ne peut être trouvé avec le volontaire sur un autre type d’aménagement qui lui aurait, le cas échéant, été proposé (cas 3 de l’avenant).
 
  • Cas 3 « Autre aménagement de mission » de l’avenant au contrat requis pendant la crise sanitaire.
 

L’’organisme, y compris lorsqu’il est agréé au niveau local, renvoie l’avenant signé ou validé par mél à l’Agence du Service Civique sur la boîte avenantmission@service-civique.gouv.fr . L’ASP ne traite pas ces avenants.

Même si le contrat vient d’être signer et que le jeune ne peut commencer sa mission, l’organisme doit faire un avenant. Il n’y a aucun impact sur l’agrément, sur le nombre de volontaires ou sur la durée des missions pouvant être proposées tant que les contrats sont signés avant le 31 décembre 2020. Les calendriers prévisionnels de recrutement initialement prévus peuvent être décalés à condition de débuter avant la fin de l’année 2020.

Les recrutements ne sont pas différés par principe. Des recrutements peuvent intervenir dans le présent contexte si, sous la responsabilité de l’organisme d’accueil, la mission peut être réalisée en garantissant strictement la protection sanitaire du ou des volontaires conformément aux consignes gouvernementales.
Le contexte de crise sanitaire conduit toutefois de fait à des reports de recrutements importants. Ces reports sont sans impact sur les autorisations d’accueil prévues par l’agrément délivré aux organismes et les contrats peuvent être engagés dans le respect des durées prévues et dans la limite du nombre de volontaires prévu jusqu’au 31 décembre 2020.
[Attention, focus, adhd, add, adhd app, adhd treatment, add treatment] Le contrat du volontaire ne pourra être prolongé.

Rôle du tuteur :
La poursuite des échanges avec le tuteur revêt une importance renforcée dans le présent contexte, et ce quelle que soit la situation (y compris si l’exercice de votre mission est temporairement suspendu).

Le projet d’avenir :
L’accompagnement au projet d’avenir, notamment le bilan nominatif pour les volontaires qui arrivent en fin de mission, peut être réalisé à distance.
Des outils numériques peuvent être mobilisés pour ce faire.
Un travail d’évaluation des compétences peut par exemple être entrepris sur certains outils, notamment :
– https://pix.fr/ (Pix est le service public en ligne pour évaluer, développer et certifier ses compétences numériques),
– Diagoriente (https://www.servicecivique.gouv.fr/actualites/amenagements-des-missions-de-service-civiqueet-avenant-type-covid-19 – https://www.aki-mobility.org/fr/projet-aki-erasmus/

Formations Tuteurs :

Les formations en présentiel sont suspendues jusqu’à nouvel ordre mais les web-conférences à destination des tuteurs sont proposées dans la période de confinement, pour soutenir notamment les tuteurs débutants en les formant sur le cadre et les principes du Service Civique. Elles sont gratuites. Les inscriptions se font en ligne sur le site : http://www.tuteursservice-civique.fr/ .

Les formations civiques et citoyennes Et PSC1 :
Les regroupements de personnes ayant cessé en application des consignes gouvernementales relatives à la crise sanitaire, il n’est actuellement pas possible d’organiser des formations civiques et citoyennes (FCC) en « présentiel ».
Toutefois, si le confinement risque de priver les jeunes du bénéfice de la FCC, l’organisme peut valablement vous proposer une FCC délivrée, à titre exceptionnel, à distance grâce à l’utilisation de moyens numériques adaptés.
La non réalisation de la FCC n’aura pas de conséquence sur la validation de la mission. L’attestation de mission mentionnera cette impossibilité

PSC 1 :

Un lien pour les jeunes qui peut leur donner des primo conseils (attention cette formation ne remplace pas le PSC1)

Ill est important que nous gardions un regard bienveillant et que nous accompagnons le jeune au cours de cette période de crise sanitaire

Parce qu’en cette période de confinement, il est important de maintenir un lien avec les bénévoles et les adhérents de son association, il nous faut revoir notre stratégie de communication interne et externe.

De nombreux outils numériques peuvent être mis à disposition des associations afin de conserver ce lien:
 
  • Les impliquer dans la vie de l’association
  • Faciliter la reprise des activités
  • Permettre de tisser du lien
  • Assurer la gouvernance horizontale de l’association
Nous avons testé chaque outil et avons sélectionné les plus faciles d’utilisation.
 
Les visio et audio conférences :
 
Ces outils permettent de faire des réunions et d’échanger avec vos bénévoles soit par le biais de communications visuelles ou d’appels téléphoniques
 
  • Skype : possibilité de créer des groupes de travail, application gratuite jusqu’ à 50 personnes
 
  • Framatalk (Jitsi Meet) : sans téléchargement nombre de personnes illimité et permet le partage d’écran Nous avons remarqué qu’au-dessus de 4 personnes la communication se dégrade.
 
 
  • Zoom : téléchargement d’application, basé sur le logiciel libre jitsi-mee
 
  • Go to metting : plateforme payante , téléchargement d’un logiciel
 
  • Whereby : sans téléchargement, 4 personnes
 
  • Lifesize : sans téléchargement, pas de limite de personnes
 
 
 
  • Jitsi Meet : pas de téléchargement, sans limite de personnes
 
  • Webex : téléchargement pour l’animateur de la réunion, jusqu’à 100 personnes,possibilité de visio mais aussi d’appels téléphoniques pour ceux qui ne possèdent pas d’ordinateurs ou de tablettes compatibles
 
  • FaceTime : application à télécharger servant d’outil de vidéoconférence pour Mac et Iphone.
 
Réseaux sociaux internes :
 
Ces réseaux permettent d’échanger avec un groupe
 
  • Whatsapp : application nécessitant un smartphone mais possibilité de partage de conversations et créations de groupe
 
  • Yammer : réseau social de microsoft-365 permettant d’échanger en équipe
 
  • Messenger : réseau permettant d’échanger, de faire des visio et de passer des appels.
 
  • Slack : réseau social collaboratif permettant d’échanger en équipe et de créer des groupes par sujet
 
Partage de documents :
 
Afin de vous permettre de travailler sur vos projets ensemble (réécriture des statuts, règlements intérieurs, projet associatif ….)
 
  • Google Drive avec un compte gmail permet de collaborer avec des outils doc, Excel 
 
  • NextCloud : logiciel libre permettant de stocker vos fichiers 
 
  • Dropbox : logiciel permettant à l’utilisateur de partager et synchroniser ses fichiers par Internet
 
 
  • Mumble : un logiciel libre de voix sur IP, il permet de faire des conférences audio. Il est tout à fait pertinent pour organiser les réunions de travail, notamment lorsqu’il y a plus de 5 participant·e·s.
 
  • We transfer : pour le partage de gros documents ( vidéos, pdf……)
 
  • Colibris : outils libres qui permet le partage de documents, mais donne aussi la possibilité d’échanger avec vos bénévoles
 
  • Sendspace : service permettant l’envoi et le partage de fichiers en ligne
 
Créer une newsletter et un mailing list :
 
La newletter permet la diffusion de plusieurs informations concernant l’association ou des informations utiles .
 
Le mailing list permet de vous faciliter l’envoi de mail
 
  • Sendinblue : plateforme pour communiquer et prospecter via des campagnes email, SMS, landing pages, publicités Facebook et plus encore
  
  • Mail jet : site en français et gratuit, plateforme permettant le mailing
 
Gestion de projet collaboratif :
 
Ces plateformes permettent d’organiser les actions et projets avec les membres
 
  • Trello : outil de gestion de projet en ligne. Il vous permet d’organiser votre projet sous forme de listes contenant des cartes. Vous avez également la possibilité d’associer des membres, des documents, des dates limites ou encore des commentaires aux différentes cartes. L’inscription à Trello est gratuite mais certaines fonctionnalités sont payantes.
 
 
  • Framateam : Logiciel libre permettant une collaboration interne 
 
  • Azendoo : Planifiez, organisez, collaborez et analysez le travail d’équipe au même endroit.
 
  • Microsoft Teams : outil de microsoft : plateforme de partage de données 
 
Création de sondages
 
Ces outils vous permettent d’interroger vos bénévoles et adhérents
 
 
  • Google forms : s’utilise avec une adresse gmail et permet de créer et de diffuser des questionnaires
 
  • Doodle : créer des sondages et planifier des réunions
Cette liste est non exhaustive, nous vous invitons à les tester avec vos bénévoles et à accompagner ceux qui en sont les plus éloignés. N’ayez pas peur des outils en les testant, vous allez pouvoir vous les approprier et trouver celui qui conviendra le mieux à l’ensemble de vos membres, à vos claviers !!
 
L’AAE62 reste présente pour vous accompagner !

 

Garder le contact avec nos bénévoles et ne pas les démotiver !

Cette période de confinement est très éprouvante pour la société à plusieurs titres, si nous établissons un zoom sur nos bénévoles, ils ne sont pas en reste concernant leurs activités associatives :
 
  • Perte d’activité régulière
  • Plus de lien avec l’ensemble de l’équipe bénévole
  • Sensation d’inactivité
  • Sensation d’inutilité
  • Le manque d’information démotive
 
Il est donc important de prendre un temps de réflexion pour adapter son fonctionnement associatif et trouver une utilité à chacun, voici quelques pistes.
 

1 ) Maintenir un lien durant le confinement

 
Les bénévoles ont besoin de se sentir entourés et utiles. Plusieurs méthodes sont possibles :
 
  • Les outils de télécommunication :

Tout d’abord, réaliser une liste des outils de communication interne et externe dont vous disposez (groupe Facebook, mails, Snapchat, Skype ….), vous pourriez en utiliser certains pour maintenir le lien, n’oubliez pas le plus simple : le téléphone, les bénévoles de votre association seront ravis d’avoir de vos nouvelles et d’échanger avec vous sur la période actuelle. Vous pouvez également envoyer des mails ou des sms.
Afin de communiquer collectivement et en visio, des outils numériques sont également disponibles en accès libre et gratuit, et simples d’utilisation :
 
 
Prenez le temps de tester ces outils au préalable et d’appeler les bénévoles afin de les guider dans leur utilisation afin que le numérique ne soit pas un frein.
Ces temps peuvent commencer ou être suivis d’un moment informel, par le biais d’un petit-déjeuner ou d’un apéro visio.
 
  • Le maintien des réunions :

La période de confinement est le moment propice pour vous et vos membres de vous perfectionner dans les outils de communication numériques afin de maintenir vos réunions de travail collectif avec les membres, vos réunions de bureau, ou encore vos réunions de conseil d’administration.
Continuer à travailler sur le projet de l’association, l’adapter à la période et prévoir la reprise, qui sera probablement contrariée par la mise en place des gestes barrières mais également la poursuite du confinement pour les plus faibles est très important. Il est important de réfléchir aux besoins de l’association et de répartir les missions entre toutes les catégories de bénévoles (confinés et non confinés) afin que chacun puisse ressentir son appartenance à l’association et son utilité !
 
  • La liste des travaux associatifs qui peuvent être menés :

Ce confinement est également un temps où nous avons appuyé sur la touche pause de nos activités, utilisons ce moment pour réaliser toutes les tâches dont nous n’avons pas le temps de nous occuper habituellement, quelques exemples :
 
– Revoir les statuts,
– Revoir ou écrire le règlement intérieur,
– Revoir ou écrire le projet associatif par commission ou petit groupe,
– Préparer la rentrée (planning d’activités, recherche de nouvelles activités, recherche de nouveaux bénévoles, préparer les bulletins d’adhésion…),
– Préparer votre assemblée générale, exceptionnellement, elles peuvent avoir lieu jusqu’au 30 septembre 2020. Prenez le temps de préparer le rapport moral et le rapport d’activité et financier de votre association mais surtout de réfléchir à votre méthode d’animation afin de la rendre plus attrayante et participative,
– Maintenir le lien avec vos adhérents en envoyant des activités par mail ou sur les réseaux sociaux,
– Organiser des séances vidéos (activités sportives, discussions…), le numérique est très plébiscité et les réseaux sociaux consultés régulièrement, profitez-en !
– Créer des groupes de travail sur le report des événements ou leur maintien via l’outil numérique,
– Rechercher des demandes de subventions http://admical.org/contenu/covid-19-solidarite-et-mobilisation-generale – http://www.appelaprojets.org/
– Identifiez un projet ou une action transversale capable de mobiliser l’ensemble des bénévoles, comme la thématique de l’environnement. Comment faire avancer la question dans l’association ?
Une association toute neuve ouvrira ses portes avec des bénévoles reposés et prêts à monter de nouveaux projets

 

2) Apporter de l’aide aux bénévoles, qui en ont peut-être besoin en proposant :

 
– d’aller faire les courses pour les plus fragiles
– de prêter du matériel informatique pour ceux qui ne sont pas équipés
– de mettre en place un accompagnement scolaire pour les adhérents
….

 

3 ) Adapter son projet associatif :

 
Cette période peut-être également propice à l’adaptation de son projet associatif afin de mettre en place des actions solidaires qui permettront de maintenir une activité mais également de rendre service aux plus fragiles, voici quelques exemples :
 
Prendre contact avec les EHPAD, les hôpitaux, afin de connaître les besoins, proposer de mettre en place une correspondance entre les personnes les plus fragiles et vos adhérents …..
Cette action peut être accessible à tous, des personnes peuvent préparer les kits (découpe du tissu, des élastiques), d’autres coudre les masques et enfin les derniers pourront les collecter et les remettre à qui de droit.
 
Prendre contact avec le CCAS de la commune pour venir en aide aux plus démunis (portage de courses, pharmacie…)
La plateforme « je veux aider » , vous permettra également d’identifier des missions à réaliser sur votre territoire.
 

4) Préparer l’après confinement

 
Pour certaines associations, l’enjeu sera de renouer le contact avec les adhérents afin de reprendre les activités, pour d’autres, il sera d’organiser les évènements qui ont dû être annulés et réfléchir aux actions pour pallier à la perte de la trésorerie. Mais certaines souhaiteront également réorienter leur activité afin de s’adapter à l’après crise.
Il est donc nécessaire d’organiser des temps de réflexion collectifs à distance afin d’élaborer votre plan d’action.
Il faudra également réfléchir aux gestes barrières à mettre en place et à l’adaptation de vos différentes activités, mais aussi aux missions que les personnes les plus fragiles pourront réaliser de chez elle, ne les laissez pas de côté et réfléchissez à leur position dès maintenant !

N’hésitez pas à reprendre contact avec les services de votre commune à l’aube de la période de déconfinement, afin de connaître l’avis et les consignes de la commune.

Faîtes nous part de vos initiatives sur notre page Facebook, celles-ci pourront aider d’autres bénévoles, ensemble, nous sortirons plus fort de cette période !