Fiches pratiques :

 
L’assemblée générale est le poumon de nos associations, c’est à travers elle que nous véhiculons l’image de notre association (son passé, son présent et son futur)
L’assemblée générale est un temps fort qui permet aux bénévoles, adhérents et partenaires de se retrouver pour échanger sur le projet associatif de l’association et voter les pistes de son devenir. C’est le moment opportun pour séduire de nouveaux bénévoles et adhérents à votre projet.

Il est donc important de bien penser à la préparation de mon assemblée générale, à l’animation de celle-ci et de soigner son compte rendu.

Adaptation de votre assemblée générale liée au COVID 19 :
Deux possibilités s’offrent à vous :

  • Vous pouvez la reporter

L’ordonnance n° 2020-318 prolonge de trois mois le délai pour faire approuver les comptes annuels 2019 de l’association par l’assemblée générale. Cette mesure s’applique à toutes les associations qui ont clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Il n’existe pas de délai légal pour l’approbation des comptes d’une association. Pour connaître la règle applicable, et conformément à la loi de 1901, il faut se référer aux statuts. De même, les associations, bénéficiaires d’une subvention publique, ont habituellement un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice pour produire un compte-rendu financier. Ce délai est prorogé de 3 mois.

Exemple :

Mon association a clôturé ses comptes au 31 décembre 2019, j’ai normalement jusqu’au 30 juin 2020 pour établir et transmettre mon compte-rendu financier, en cette période j’ai une prorogation de 3 mois je peux donc la reporter jusqu’au 30 septembre 2020.
 

  • Vous pouvez la faire à distance : Ces assemblées sont dites à « huis clos »
 

L’ordonnance n° 2020-320 autorise exceptionnellement les associations à tenir leur assemblée générale ordinaire à distance, même si cela n’est pas prévu dans leurs statuts. Cette ordonnance est pour le moment valable jusqu’au 31 juillet 2020. Cette mesure devra être mentionnée dans le procès-verbal.

La procédure d’invitation à ce temps reste la même qu’en présentiel, privilégiez donc le mail pour les convoquer et n’oubliez pas d’indiquer les horaires, la date et le lien pour qu’ils puissent vous rejoindre. N’oubliez pas d’informer vos membres au moins trois jours ouvrés avant de la tenue d’une assemblée « à huis clos » et d’en préciser les modalités. Les membres de l’assemblée doivent être informés de l’identité et de la qualité du président et des scrutateurs dès que possible et par tous moyens.

 

Les outils numériques sont là pour vous accompagner à la bonne tenue de votre assemblée générale (vous pourrez retrouver l’ensemble de ses outils sur notre fiche « outils numériques »). Certains outils permettent d’être à la fois sur du visio et du téléphone pour ceux qui ne disposeraient pas de l’outil numérique. Vous pouvez également partager votre écran afin que les participants puissent accéder aux documents (bilan moral et bilan financier).
Les différents documents (rapports morals et financiers) devront être envoyé en amont à la demande des membres, par courrier électronique ou voix postale.

Au niveau du vote, n’oubliez pas de l’indiquer en première résolution lors de la tenue de votre assemblée générale, il est impératif de pouvoir identifier chacun des membres ayant voté.

Celui-ci pourra se faire :

  • À main levée : chaque participant sera témoin des votes pris (idéal si petit nombre)
  • Par mail à l’issue des débats, avec la contrainte que les résultats ne pourront être proclamés qu’avec un délai de traitement long (en cas de nombre important) ,
  • par vote électronique : utiliser une plateforme de vote à distance permettant de sécuriser à minima la traçabilité du vote de chaque participant.
 
[Attention au vote par correspondance : celui-ci n’est autorisée en assemblée générale que si les statuts de votre association l’autorisent explicitement. Pas de changement sur ce point avec l’ordonnance du 25 mars.
Outils pour vous permettre le vote en ligne :
 
  • balotilo : Organisez des votes en ligne pour élire des gens ou décider au sein d’une association .
  • assoconnect
  • Quizzyourself : solution qui permet de créer des questionnaires permettant aux bénévoles et adhérents de donner leur avis : solution gratuite jusque 30 utilisateurs
  • easyquorum : permet la création des documents d’AG, d’envoyer en ligne les convocations et de créer un espace pour les bénévoles, adhérents dans lequel ils peuvent faire une procuration électronique et un vote électronique. EasyQuorum permet en outre de créer une assemblée générale en ligne, dématérialisée.
  • Neovote
 
Vous pouvez retrouver l’ensemble de ses mesures sur sur ce lien !  
 
Le procès verbal :
Le procès-verbal de votre assemblée générale reste indispensable et doit mentionner le fait que celle-ci se soit déroulée en visio-conférence. Si possible enregistrée votre assemblée générale afin de pouvoir garder une traçabilité
 

Il existe 2 types d’assemblée générale :

L’assemblée générale ordinaire :

L’ AGE permet l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée sur les activités réalisées, résultat de l’exercice financier, sur présentation d’un compte-rendu des dirigeants:

  • Le vote du budget de l’année à venir
  • Le vote d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour l’année à venir et les directives à suivre pour les administrateurs.
  • D’autres questions portées à l’ordre du jour et concernant la vie de l’association peuvent être soumises à l’avis de l’assemblée générale.

 

L’Assemblée Générale Extraordinaire :

L’AGE est convoquée pour traiter de questions urgentes et importantes; notamment les modifications des statuts, nouvelles orientations, voire dissolution de l’association. 

La préparation de l’assemblée générale :

La convocation :

La convocation à l’assemblée générale de l’association doit être préparée et envoyée par la personne désignée par les statuts (président ou secrétaire).

Les convocations peuvent être adressées aux participants à l’assemblée générale par :

  • Courrier
  • Lettre recommandée
  • Affichage, voix de presse, site internet
  • Mail

La convocation doit être envoyée entre quinze jours et un mois afin que chacun puisse prendre en compte l’ordre du jour. Le défaut de respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’assemblée en cas de contestation par un membre.

La convocation doit contenir

  • L’identification de l’association ;
  • La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;
  • L’ordre du jour de l’assemblée générale : L’assemblée ne peut délibérer que sur des points figurant à l’ordre du jour. L’assemblée générale ordinaire d’une association doit respecter des règles strictes de convocation et de vote. Toute délibération prise dans des conditions irrégulières peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à réfléchir avec un collectif de bénévoles sur votre stratégie de communication et d’organisation lors de l’assemblée générale (convivialité, animation, organisation générale, accueil, prise de parole mais également prise de note)

 
Contrat :
Pendant la période de confinement, le contrat ne peut être rompu à l’initiative de l’organisme d’accueil au motif de l’interruption de la mission de Service Civique. Le volontaire continue de percevoir l’indemnité de l’Etat et les 107,58 € mensuels au titre de la prestation de subsistance de l’organisme d’accueil (Dans le cas d’une prestation servie en tout ou partie en nature selon des modalités désormais inaccessibles du fait du confinement (accès à une cantine par exemple), tout doit être fait pour établir un versement effectif au volontaire, par virement bancaire si possible pour qu’il puisse en bénéficier.
L’organisme agréé continue de percevoir les 100 € par mois et par jeune.
Il revient à l’organisme d’accueil de proposer des aménagements de mission si cela est possible et d’acter la situation du volontaire par avenant temporaire au contrat de Service Civique
Les avenants :
3 cas de figures à discuter avec le jeune :
 
  • Cas 1 « Mission effectuée à distance »
 
  • Cas 2 : « Mission Suspendue » autorisation d’absence temporaire : Le volontaire dont la mission est suspendue n’est pas placé sous la responsabilité de l’organisme d’accueil pendant sa période d’autorisation d’absence la mission donne lieu à une autorisation d’absence si : – le volontaire demande à interrompre sa mission pour des raisons de santé ; – la mission du volontaire ne peut, pour des raisons liées à la mission, à l’organisme ou à la situation du volontaire, être réalisée en tout ou partie à distance (cas 1 de l’avenant) ; – un accord ne peut être trouvé avec le volontaire sur un autre type d’aménagement qui lui aurait, le cas échéant, été proposé (cas 3 de l’avenant).
 
  • Cas 3 « Autre aménagement de mission » de l’avenant au contrat requis pendant la crise sanitaire.
 

L’’organisme, y compris lorsqu’il est agréé au niveau local, renvoie l’avenant signé ou validé par mél à l’Agence du Service Civique sur la boîte avenantmission@service-civique.gouv.fr . L’ASP ne traite pas ces avenants.

Même si le contrat vient d’être signer et que le jeune ne peut commencer sa mission, l’organisme doit faire un avenant. Il n’y a aucun impact sur l’agrément, sur le nombre de volontaires ou sur la durée des missions pouvant être proposées tant que les contrats sont signés avant le 31 décembre 2020. Les calendriers prévisionnels de recrutement initialement prévus peuvent être décalés à condition de débuter avant la fin de l’année 2020.

Les recrutements ne sont pas différés par principe. Des recrutements peuvent intervenir dans le présent contexte si, sous la responsabilité de l’organisme d’accueil, la mission peut être réalisée en garantissant strictement la protection sanitaire du ou des volontaires conformément aux consignes gouvernementales.
Le contexte de crise sanitaire conduit toutefois de fait à des reports de recrutements importants. Ces reports sont sans impact sur les autorisations d’accueil prévues par l’agrément délivré aux organismes et les contrats peuvent être engagés dans le respect des durées prévues et dans la limite du nombre de volontaires prévu jusqu’au 31 décembre 2020.
[Attention, focus, adhd, add, adhd app, adhd treatment, add treatment] Le contrat du volontaire ne pourra être prolongé.

Rôle du tuteur :
La poursuite des échanges avec le tuteur revêt une importance renforcée dans le présent contexte, et ce quelle que soit la situation (y compris si l’exercice de votre mission est temporairement suspendu).

Le projet d’avenir :
L’accompagnement au projet d’avenir, notamment le bilan nominatif pour les volontaires qui arrivent en fin de mission, peut être réalisé à distance.
Des outils numériques peuvent être mobilisés pour ce faire.
Un travail d’évaluation des compétences peut par exemple être entrepris sur certains outils, notamment :
– https://pix.fr/ (Pix est le service public en ligne pour évaluer, développer et certifier ses compétences numériques),
– Diagoriente (https://www.servicecivique.gouv.fr/actualites/amenagements-des-missions-de-service-civiqueet-avenant-type-covid-19 – https://www.aki-mobility.org/fr/projet-aki-erasmus/

Formations Tuteurs :

Les formations en présentiel sont suspendues jusqu’à nouvel ordre mais les web-conférences à destination des tuteurs sont proposées dans la période de confinement, pour soutenir notamment les tuteurs débutants en les formant sur le cadre et les principes du Service Civique. Elles sont gratuites. Les inscriptions se font en ligne sur le site : http://www.tuteursservice-civique.fr/ .

Les formations civiques et citoyennes Et PSC1 :
Les regroupements de personnes ayant cessé en application des consignes gouvernementales relatives à la crise sanitaire, il n’est actuellement pas possible d’organiser des formations civiques et citoyennes (FCC) en « présentiel ».
Toutefois, si le confinement risque de priver les jeunes du bénéfice de la FCC, l’organisme peut valablement vous proposer une FCC délivrée, à titre exceptionnel, à distance grâce à l’utilisation de moyens numériques adaptés.
La non réalisation de la FCC n’aura pas de conséquence sur la validation de la mission. L’attestation de mission mentionnera cette impossibilité

PSC 1 :

Un lien pour les jeunes qui peut leur donner des primo conseils (attention cette formation ne remplace pas le PSC1)

Ill est important que nous gardions un regard bienveillant et que nous accompagnons le jeune au cours de cette période de crise sanitaire

Parce qu’en cette période de confinement, il est important de maintenir un lien avec les bénévoles et les adhérents de son association, il nous faut revoir notre stratégie de communication interne et externe.

De nombreux outils numériques peuvent être mis à disposition des associations afin de conserver ce lien:
 
  • Les impliquer dans la vie de l’association
  • Faciliter la reprise des activités
  • Permettre de tisser du lien
  • Assurer la gouvernance horizontale de l’association
Nous avons testé chaque outil et avons sélectionné les plus faciles d’utilisation.
 
Les visio et audio conférences :
 
Ces outils permettent de faire des réunions et d’échanger avec vos bénévoles soit par le biais de communications visuelles ou d’appels téléphoniques
 
  • Skype : possibilité de créer des groupes de travail, application gratuite jusqu’ à 50 personnes
 
  • Framatalk (Jitsi Meet) : sans téléchargement nombre de personnes illimité et permet le partage d’écran Nous avons remarqué qu’au-dessus de 4 personnes la communication se dégrade.
 
 
  • Zoom : téléchargement d’application, basé sur le logiciel libre jitsi-mee
 
  • Go to metting : plateforme payante , téléchargement d’un logiciel
 
  • Whereby : sans téléchargement, 4 personnes
 
  • Lifesize : sans téléchargement, pas de limite de personnes
 
 
 
  • Jitsi Meet : pas de téléchargement, sans limite de personnes
 
  • Webex : téléchargement pour l’animateur de la réunion, jusqu’à 100 personnes,possibilité de visio mais aussi d’appels téléphoniques pour ceux qui ne possèdent pas d’ordinateurs ou de tablettes compatibles
 
  • FaceTime : application à télécharger servant d’outil de vidéoconférence pour Mac et Iphone.
 
Réseaux sociaux internes :
 
Ces réseaux permettent d’échanger avec un groupe
 
  • Whatsapp : application nécessitant un smartphone mais possibilité de partage de conversations et créations de groupe
 
  • Yammer : réseau social de microsoft-365 permettant d’échanger en équipe
 
  • Messenger : réseau permettant d’échanger, de faire des visio et de passer des appels.
 
  • Slack : réseau social collaboratif permettant d’échanger en équipe et de créer des groupes par sujet
 
Partage de documents :
 
Afin de vous permettre de travailler sur vos projets ensemble (réécriture des statuts, règlements intérieurs, projet associatif ….)
 
  • Google Drive avec un compte gmail permet de collaborer avec des outils doc, Excel 
 
  • NextCloud : logiciel libre permettant de stocker vos fichiers 
 
  • Dropbox : logiciel permettant à l’utilisateur de partager et synchroniser ses fichiers par Internet
 
 
  • Mumble : un logiciel libre de voix sur IP, il permet de faire des conférences audio. Il est tout à fait pertinent pour organiser les réunions de travail, notamment lorsqu’il y a plus de 5 participant·e·s.
 
  • We transfer : pour le partage de gros documents ( vidéos, pdf……)
 
  • Colibris : outils libres qui permet le partage de documents, mais donne aussi la possibilité d’échanger avec vos bénévoles
 
  • Sendspace : service permettant l’envoi et le partage de fichiers en ligne
 
Créer une newsletter et un mailing list :
 
La newletter permet la diffusion de plusieurs informations concernant l’association ou des informations utiles .
 
Le mailing list permet de vous faciliter l’envoi de mail
 
  • Sendinblue : plateforme pour communiquer et prospecter via des campagnes email, SMS, landing pages, publicités Facebook et plus encore
  
  • Mail jet : site en français et gratuit, plateforme permettant le mailing
 
Gestion de projet collaboratif :
 
Ces plateformes permettent d’organiser les actions et projets avec les membres
 
  • Trello : outil de gestion de projet en ligne. Il vous permet d’organiser votre projet sous forme de listes contenant des cartes. Vous avez également la possibilité d’associer des membres, des documents, des dates limites ou encore des commentaires aux différentes cartes. L’inscription à Trello est gratuite mais certaines fonctionnalités sont payantes.
 
 
  • Framateam : Logiciel libre permettant une collaboration interne 
 
  • Azendoo : Planifiez, organisez, collaborez et analysez le travail d’équipe au même endroit.
 
  • Microsoft Teams : outil de microsoft : plateforme de partage de données 
 
Création de sondages
 
Ces outils vous permettent d’interroger vos bénévoles et adhérents
 
 
  • Google forms : s’utilise avec une adresse gmail et permet de créer et de diffuser des questionnaires
 
  • Doodle : créer des sondages et planifier des réunions
Cette liste est non exhaustive, nous vous invitons à les tester avec vos bénévoles et à accompagner ceux qui en sont les plus éloignés. N’ayez pas peur des outils en les testant, vous allez pouvoir vous les approprier et trouver celui qui conviendra le mieux à l’ensemble de vos membres, à vos claviers !!
 
L’AAE62 reste présente pour vous accompagner !

 

Garder le contact avec nos bénévoles et ne pas les démotiver !

Cette période de confinement est très éprouvante pour la société à plusieurs titres, si nous établissons un zoom sur nos bénévoles, ils ne sont pas en reste concernant leurs activités associatives :
 
  • Perte d’activité régulière
  • Plus de lien avec l’ensemble de l’équipe bénévole
  • Sensation d’inactivité
  • Sensation d’inutilité
  • Le manque d’information démotive
 
Il est donc important de prendre un temps de réflexion pour adapter son fonctionnement associatif et trouver une utilité à chacun, voici quelques pistes.
 

1 ) Maintenir un lien durant le confinement

 
Les bénévoles ont besoin de se sentir entourés et utiles. Plusieurs méthodes sont possibles :
 
  • Les outils de télécommunication :

Tout d’abord, réaliser une liste des outils de communication interne et externe dont vous disposez (groupe Facebook, mails, Snapchat, Skype ….), vous pourriez en utiliser certains pour maintenir le lien, n’oubliez pas le plus simple : le téléphone, les bénévoles de votre association seront ravis d’avoir de vos nouvelles et d’échanger avec vous sur la période actuelle. Vous pouvez également envoyer des mails ou des sms.
Afin de communiquer collectivement et en visio, des outils numériques sont également disponibles en accès libre et gratuit, et simples d’utilisation :
 
 
Prenez le temps de tester ces outils au préalable et d’appeler les bénévoles afin de les guider dans leur utilisation afin que le numérique ne soit pas un frein.
Ces temps peuvent commencer ou être suivis d’un moment informel, par le biais d’un petit-déjeuner ou d’un apéro visio.
 
  • Le maintien des réunions :

La période de confinement est le moment propice pour vous et vos membres de vous perfectionner dans les outils de communication numériques afin de maintenir vos réunions de travail collectif avec les membres, vos réunions de bureau, ou encore vos réunions de conseil d’administration.
Continuer à travailler sur le projet de l’association, l’adapter à la période et prévoir la reprise, qui sera probablement contrariée par la mise en place des gestes barrières mais également la poursuite du confinement pour les plus faibles est très important. Il est important de réfléchir aux besoins de l’association et de répartir les missions entre toutes les catégories de bénévoles (confinés et non confinés) afin que chacun puisse ressentir son appartenance à l’association et son utilité !
 
  • La liste des travaux associatifs qui peuvent être menés :

Ce confinement est également un temps où nous avons appuyé sur la touche pause de nos activités, utilisons ce moment pour réaliser toutes les tâches dont nous n’avons pas le temps de nous occuper habituellement, quelques exemples :
 
– Revoir les statuts,
– Revoir ou écrire le règlement intérieur,
– Revoir ou écrire le projet associatif par commission ou petit groupe,
– Préparer la rentrée (planning d’activités, recherche de nouvelles activités, recherche de nouveaux bénévoles, préparer les bulletins d’adhésion…),
– Préparer votre assemblée générale, exceptionnellement, elles peuvent avoir lieu jusqu’au 30 septembre 2020. Prenez le temps de préparer le rapport moral et le rapport d’activité et financier de votre association mais surtout de réfléchir à votre méthode d’animation afin de la rendre plus attrayante et participative,
– Maintenir le lien avec vos adhérents en envoyant des activités par mail ou sur les réseaux sociaux,
– Organiser des séances vidéos (activités sportives, discussions…), le numérique est très plébiscité et les réseaux sociaux consultés régulièrement, profitez-en !
– Créer des groupes de travail sur le report des événements ou leur maintien via l’outil numérique,
– Rechercher des demandes de subventions http://admical.org/contenu/covid-19-solidarite-et-mobilisation-generale – http://www.appelaprojets.org/
– Identifiez un projet ou une action transversale capable de mobiliser l’ensemble des bénévoles, comme la thématique de l’environnement. Comment faire avancer la question dans l’association ?
Une association toute neuve ouvrira ses portes avec des bénévoles reposés et prêts à monter de nouveaux projets

 

2) Apporter de l’aide aux bénévoles, qui en ont peut-être besoin en proposant :

 
– d’aller faire les courses pour les plus fragiles
– de prêter du matériel informatique pour ceux qui ne sont pas équipés
– de mettre en place un accompagnement scolaire pour les adhérents
….

 

3 ) Adapter son projet associatif :

 
Cette période peut-être également propice à l’adaptation de son projet associatif afin de mettre en place des actions solidaires qui permettront de maintenir une activité mais également de rendre service aux plus fragiles, voici quelques exemples :
 
Prendre contact avec les EHPAD, les hôpitaux, afin de connaître les besoins, proposer de mettre en place une correspondance entre les personnes les plus fragiles et vos adhérents …..
Cette action peut être accessible à tous, des personnes peuvent préparer les kits (découpe du tissu, des élastiques), d’autres coudre les masques et enfin les derniers pourront les collecter et les remettre à qui de droit.
 
Prendre contact avec le CCAS de la commune pour venir en aide aux plus démunis (portage de courses, pharmacie…)
La plateforme « je veux aider » , vous permettra également d’identifier des missions à réaliser sur votre territoire.
 

4) Préparer l’après confinement

 
Pour certaines associations, l’enjeu sera de renouer le contact avec les adhérents afin de reprendre les activités, pour d’autres, il sera d’organiser les évènements qui ont dû être annulés et réfléchir aux actions pour pallier à la perte de la trésorerie. Mais certaines souhaiteront également réorienter leur activité afin de s’adapter à l’après crise.
Il est donc nécessaire d’organiser des temps de réflexion collectifs à distance afin d’élaborer votre plan d’action.
Il faudra également réfléchir aux gestes barrières à mettre en place et à l’adaptation de vos différentes activités, mais aussi aux missions que les personnes les plus fragiles pourront réaliser de chez elle, ne les laissez pas de côté et réfléchissez à leur position dès maintenant !

N’hésitez pas à reprendre contact avec les services de votre commune à l’aube de la période de déconfinement, afin de connaître l’avis et les consignes de la commune.

Faîtes nous part de vos initiatives sur notre page Facebook, celles-ci pourront aider d’autres bénévoles, ensemble, nous sortirons plus fort de cette période !

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