assemblée générale

 

L’assemblée générale est le poumon de nos associations, c’est à travers elle que nous véhiculons l’image de notre association (son passé, son présent et son futur)
L’assemblée générale est un temps fort qui permet aux bénévoles, adhérents et partenaires de se retrouver pour échanger sur le projet associatif de l’association et voter les pistes de son devenir. C’est le moment opportun pour séduire de nouveaux bénévoles et adhérents à votre projet.

Il est donc important de bien penser à la préparation de mon assemblée générale, à l’animation de celle-ci et de soigner son compte rendu.

Adaptation de votre assemblée générale liée au COVID 19 :

 Un  nouveau  décret n°2021-255 du 9 mars 2021 proroge la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 et prolonge les règles de report ou tenue des instances associatives et notamment des assemblées générales jusqu’au 31 juillet 2021.

Trois  possibilités s’offrent à vous :

  • Vous pouvez la reporter

Il n’existe pas de délai légal pour l’approbation des comptes d’une association. Pour connaître la règle applicable, et conformément à la loi de 1901, il faut se référer aux statuts. De même, les associations, bénéficiaires d’une subvention publique, ont habituellement un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice pour produire un compte-rendu financier. Ce délai est prorogé de 3 mois :

  • Approuver les comptes annuels ;
  • Convoquer l’AG chargée de procéder à cette approbation des comptes ;
  • Produire le compte-rendu financier d’une subvention.
  • Vous pouvez la faire en visio conférence

il est possible de tenir une AG à distance sans que ce soit spécifié dans les statuts. L’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à la date de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

La procédure d’invitation à ce temps reste la même qu’en présentiel, privilégiez donc le mail pour les convoquer et n’oubliez pas d’indiquer les horaires, la date et le lien pour qu’ils puissent vous rejoindre. N’oubliez pas d’informer vos membres au moins trois jours ouvrés avant de la tenue d’une assemblée et d’en préciser les modalités. Les membres de l’assemblée doivent être informés de l’identité et de la qualité du président et des scrutateurs dès que possible et par tous moyens.

 Le dispositif de visio/audio-conférence doit :

  • Permettre l’identification des membres ;
  • Garantir la participation effective des membres ;
  • Permettre la retransmission simultanée et continue des débats et délibérations.

Cette mesure s’applique à toutes les délibérations, même celles portant sur les comptes annuels.

Les différents documents (rapports morals , d’activités  et financiers) devront être envoyé en amont à la demande des membres, par courrier électronique ou voix postale.

Au niveau du vote, n’oubliez pas de l’indiquer en première résolution lors de la tenue de votre assemblée générale, il est impératif de pouvoir identifier chacun des membres ayant voté.

Celui-ci pourra se faire :

  • À main levée : chaque participant sera témoin des votes pris (idéal si petit nombre)
  • Par mail à l’issue des débats, avec la contrainte que les résultats ne pourront être proclamés qu’avec un délai de traitement long (en cas de nombre important) ,
  • par vote électronique : utiliser une plateforme de vote à distance permettant de sécuriser à minima la traçabilité du vote de chaque participant.
  • Vous pouvez la faire en consultation écrite

La consultation écrite qui n’est pas une réunion mais une manière de soumettre au vote des délibérations, par exemple par mail ou via des outils en ligne (comme des outils de sondage) dans le délai fixé par l’organe compétent pour convoquer.  Il ne peut pas être inférieur à 15 jours à compter de l’envoi de ces documents aux membres de l’assemblée.

Exemple de procédure :
 envoyez à tous les membres (par exemple par mail) les différents rapports (moral, d’activité, financier), accompagné si possible de commentaires de la part des dirigeants qui les auraient présentés en présentiel ;
 joignez à votre envoi un bulletin de vote que les membres vous retourneront par mail ou par voie postale / vous pouvez également utiliser un logiciel pour procéder à des votes en ligne;
 envoyez ensuite à tous les membres un compte-rendu de la réunion avec le résultat des votes, signé par un dirigeant ;
 si des modifications liées aux dirigeants, aux statuts ou au siège social ont été votées, n’oubliez pas de les déclarer au greffe des associations

Outils pour vous permettre le vote en ligne :

  • balotilo :Organisez des votes en ligne pour élire des gens ou décider au sein d’une association .
  • assoconnect
  • Quizzyourself : solution qui permet de créer des questionnaires permettant aux bénévoles et adhérents de donner leur avis : solution gratuite jusque 30 utilisateurs
  • easyquorum: permet la création des documents d’AG, d’envoyer en ligne les convocations et de créer un espace pour les bénévoles, adhérents dans lequel ils peuvent faire une procuration électronique et un vote électronique. EasyQuorum permet en outre de créer une assemblée générale en ligne, dématérialisée.
  • Neovote

Vous pouvez retrouver l’ensemble de ses mesures sur ce lien ! ( si tu peux mettre le shéma stp)

Comme pour toute assemblée générale , il faudra  :

  • s’assurer que tous les membres ont été convoqués
  • de respecter le quorum (s’il existe) et les règles de majorité statutaires
  • s’assurer de la comptabilisation des mandats de représentation.

Pour plus de sécurité, vous pouvez même demander aux organes de l’association de valider ces modalités de vote exceptionnelles avant toute prise de décision

Le procès verbal :

le Procès Verbal  doit mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par les ordonnances.
Dans le cadre d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, il est toujours possible de prévoir le vote par procuration avec instruction de vote même si les statuts n’ont pas prévu cette possibilité de mandat. 

Il existe 2 types d’assemblée générale :

L’assemblée générale ordinaire :

L’ AGE permet l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée sur les activités réalisées, résultat de l’exercice financier, sur présentation d’un compte-rendu des dirigeants:

  • Le vote du budget de l’année à venir
  • Le vote d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour l’année à venir et les directives à suivre pour les administrateurs.
  • D’autres questions portées à l’ordre du jour et concernant la vie de l’association peuvent être soumises à l’avis de l’assemblée générale.

L’Assemblée Générale Extraordinaire :

L’AGE est convoquée pour traiter de questions urgentes et importantes; notamment les modifications des statuts, nouvelles orientations, voire dissolution de l’association.

La préparation de l’assemblée générale :

La convocation :

La convocation à l’assemblée générale de l’association doit être préparée et envoyée par la personne désignée par les statuts (président ou secrétaire).

Les convocations peuvent être adressées aux participants à l’assemblée générale par :

  • Courrier
  • Lettre recommandée
  • Affichage, voix de presse, site internet
  • Mail

La convocation doit être envoyée entre quinze jours et un mois afin que chacun puisse prendre en compte l’ordre du jour. Le défaut de respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’assemblée en cas de contestation par un membre.

La convocation doit contenir

  • L’identification de l’association ;
  • La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;
  • L’ordre du jour de l’assemblée générale : L’assemblée ne peut délibérer que sur des points figurant à l’ordre du jour. L’assemblée générale ordinaire d’une association doit respecter des règles strictes de convocation et de vote. Toute délibération prise dans des conditions irrégulières peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à réfléchir avec un collectif de bénévoles sur votre stratégie de communication et d’organisation lors de l’assemblée générale (convivialité, animation, organisation générale, accueil, prise de parole mais également prise de note)