assemblée générale

 
L’assemblée générale est le poumon de nos associations, c’est à travers elle que nous véhiculons l’image de notre association (son passé, son présent et son futur)
L’assemblée générale est un temps fort qui permet aux bénévoles, adhérents et partenaires de se retrouver pour échanger sur le projet associatif de l’association et voter les pistes de son devenir. C’est le moment opportun pour séduire de nouveaux bénévoles et adhérents à votre projet.

Il est donc important de bien penser à la préparation de mon assemblée générale, à l’animation de celle-ci et de soigner son compte rendu.

Adaptation de votre assemblée générale liée au COVID 19 :
Deux possibilités s’offrent à vous :

  • Vous pouvez la reporter

L’ordonnance n° 2020-318 prolonge de trois mois le délai pour faire approuver les comptes annuels 2019 de l’association par l’assemblée générale. Cette mesure s’applique à toutes les associations qui ont clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Il n’existe pas de délai légal pour l’approbation des comptes d’une association. Pour connaître la règle applicable, et conformément à la loi de 1901, il faut se référer aux statuts. De même, les associations, bénéficiaires d’une subvention publique, ont habituellement un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice pour produire un compte-rendu financier. Ce délai est prorogé de 3 mois.

Exemple :

Mon association a clôturé ses comptes au 31 décembre 2019, j’ai normalement jusqu’au 30 juin 2020 pour établir et transmettre mon compte-rendu financier, en cette période j’ai une prorogation de 3 mois je peux donc la reporter jusqu’au 30 septembre 2020.

  • Vous pouvez la faire à distance : Ces assemblées sont dites à « huis clos »
 

L’ordonnance n° 2020-320 autorise exceptionnellement les associations à tenir leur assemblée générale ordinaire à distance, même si cela n’est pas prévu dans leurs statuts. Cette ordonnance est pour le moment valable jusqu’au 31 juillet 2020. Cette mesure devra être mentionnée dans le procès-verbal.

La procédure d’invitation à ce temps reste la même qu’en présentiel, privilégiez donc le mail pour les convoquer et n’oubliez pas d’indiquer les horaires, la date et le lien pour qu’ils puissent vous rejoindre. N’oubliez pas d’informer vos membres au moins trois jours ouvrés avant de la tenue d’une assemblée « à huis clos » et d’en préciser les modalités. Les membres de l’assemblée doivent être informés de l’identité et de la qualité du président et des scrutateurs dès que possible et par tous moyens.

 

Les outils numériques sont là pour vous accompagner à la bonne tenue de votre assemblée générale (vous pourrez retrouver l’ensemble de ses outils sur notre fiche « outils numériques »). Certains outils permettent d’être à la fois sur du visio et du téléphone pour ceux qui ne disposeraient pas de l’outil numérique. Vous pouvez également partager votre écran afin que les participants puissent accéder aux documents (bilan moral et bilan financier).
Les différents documents (rapports morals et financiers) devront être envoyé en amont à la demande des membres, par courrier électronique ou voix postale.

Au niveau du vote, n’oubliez pas de l’indiquer en première résolution lors de la tenue de votre assemblée générale, il est impératif de pouvoir identifier chacun des membres ayant voté.

Celui-ci pourra se faire :

  • À main levée : chaque participant sera témoin des votes pris (idéal si petit nombre)
  • Par mail à l’issue des débats, avec la contrainte que les résultats ne pourront être proclamés qu’avec un délai de traitement long (en cas de nombre important) ,
  • par vote électronique : utiliser une plateforme de vote à distance permettant de sécuriser à minima la traçabilité du vote de chaque participant.
 
[Attention au vote par correspondance : celui-ci n’est autorisée en assemblée générale que si les statuts de votre association l’autorisent explicitement. Pas de changement sur ce point avec l’ordonnance du 25 mars.
Outils pour vous permettre le vote en ligne :
 
  • balotilo : Organisez des votes en ligne pour élire des gens ou décider au sein d’une association .
  • assoconnect
  • Quizzyourself : solution qui permet de créer des questionnaires permettant aux bénévoles et adhérents de donner leur avis : solution gratuite jusque 30 utilisateurs
  • easyquorum : permet la création des documents d’AG, d’envoyer en ligne les convocations et de créer un espace pour les bénévoles, adhérents dans lequel ils peuvent faire une procuration électronique et un vote électronique. EasyQuorum permet en outre de créer une assemblée générale en ligne, dématérialisée.
  • Neovote
 
Vous pouvez retrouver l’ensemble de ses mesures sur sur ce lien !
 
Le procès verbal :
Le procès-verbal de votre assemblée générale reste indispensable et doit mentionner le fait que celle-ci se soit déroulée en visio-conférence. Si possible enregistrée votre assemblée générale afin de pouvoir garder une traçabilité
 

Il existe 2 types d’assemblée générale :

L’assemblée générale ordinaire :

L’ AGE permet l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée sur les activités réalisées, résultat de l’exercice financier, sur présentation d’un compte-rendu des dirigeants:

  • Le vote du budget de l’année à venir
  • Le vote d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour l’année à venir et les directives à suivre pour les administrateurs.
  • D’autres questions portées à l’ordre du jour et concernant la vie de l’association peuvent être soumises à l’avis de l’assemblée générale.

 

L’Assemblée Générale Extraordinaire :

L’AGE est convoquée pour traiter de questions urgentes et importantes; notamment les modifications des statuts, nouvelles orientations, voire dissolution de l’association.

La préparation de l’assemblée générale :

La convocation :

La convocation à l’assemblée générale de l’association doit être préparée et envoyée par la personne désignée par les statuts (président ou secrétaire).

Les convocations peuvent être adressées aux participants à l’assemblée générale par :

  • Courrier
  • Lettre recommandée
  • Affichage, voix de presse, site internet
  • Mail

La convocation doit être envoyée entre quinze jours et un mois afin que chacun puisse prendre en compte l’ordre du jour. Le défaut de respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’assemblée en cas de contestation par un membre.

La convocation doit contenir

  • L’identification de l’association ;
  • La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;
  • L’ordre du jour de l’assemblée générale : L’assemblée ne peut délibérer que sur des points figurant à l’ordre du jour. L’assemblée générale ordinaire d’une association doit respecter des règles strictes de convocation et de vote. Toute délibération prise dans des conditions irrégulières peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à réfléchir avec un collectif de bénévoles sur votre stratégie de communication et d’organisation lors de l’assemblée générale (convivialité, animation, organisation générale, accueil, prise de parole mais également prise de note)